CÁC BƯỚC QUAN TRỌNG TRONG QUY TRÌNH TÌM THUÊ VĂN PHÒNG

Bạn đang có nhu cầu tìm thuê một văn phòng làm việc phù hợp nhưng không biết phải bắt đầu từ đâu? Tìm như thế nào? Các bước ra sao? Trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu “quy trình tìm thuê văn phòng” chuyên nghiệp và hiệu quả nhất để các bạn có thể tham khảo và đưa ra những lựa chọn phù hợp

Quy trình thuê văn phòng bao gồm 2 giai đoạn sau đây:

Quy trình thuê văn phòng hiệu quả

A. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ

Bước 1 – Xác lập các tiêu chí để thuê văn phòng:

Qua kinh nghiệm thực tế, chúng tôi nhận thấy có rất nhiều doanh nghiệp chưa xác định được rõ những tiêu chí cần thiết của mình để thuê văn phòng dẫn đến việc tìm kiếm văn phòng phù hợp sẽ diễn ra chậm hơn, kém hiệu quả hơn. Vì thế việc của bạn là xác định được rõ những yêu cầu cần thiết của doanh nghiệp về một văn phòng như thế nào. Cụ thể:

Một yêu cầu thuê văn phòng thông thường bao gồm các tiêu chí sau:

1. Cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê;

2. Đặc điểm văn phòng: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy;

3. Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới;

4. Các yêu cầu khác: Tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà, tăng giảm nhân sự trong tương lai, bổ sung, hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh v.v.

Bước 2 – Lựa chọn một công ty dịch vụ tin cậy:

Khi đi thuê văn phòng bạn có 3 phương thức để thực hiện: Tự làm – Sử dụng một công ty dịch vụ chuyên nghiệp – Hoặc kết hợp cả hai. Thị trường dịch vụ thuê văn phòng hiện tại chỉ thu phí của chủ nhà, không thu phí của khách thuê. Nên có lẽ điều đầu tiên bạn nên làm là tìm được một đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng tin cậy.

B. GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN VỚI SỰ TRỢ GIÚP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỊA ỐC CHÂU LONG:

Bước 1: Trợ giúp khách hàng xác lập yêu cầu thuê

Với sự trợ giúp ban đầu của công ty chúng tôi về thông tin giá cả, nguồn cung văn phòng trống, đặc điểm khu vực nhắm tới, khách hàng sẽ xác lập được một yêu cầu thuê khả thi về mặt thị trường. Một yêu cầu thuê được xác lập đúng, đầy đủ là tiền đề để khách hàng nhanh chóng thuê được văn phòng phù hợp nhu cầu sử dụng trước mắt và lâu dài.

Bước 2: Tìm kiếm và đề xuất văn phòng phù hợp

Với đa số khách hàng tìm kiếm văn phòng là công việc 3 – 5 năm mới thực hiện một lần, khi tìm kiếm văn phòng khách hàng đối mặt với hai nhóm thách thức là:

+ Lượng thông tin khổng lồ phải thu thập và xử lý về giá cả, diện tích văn phòng trống phù hợp, thông tin về các tòa nhà v.v.

+ Nhân sự thực hiện thiếu thời gian vì vẫn phải đảm bảo công việc hàng ngày, kinh nghiệm, kiến thức về thị trường văn phòng cho thuê không cập nhật.

Địa Ốc Châu Long với cơ sở dữ liệu thị trường đầy đủ, nhân lực có kinh nghiệm chuyên sâu về văn phòng sẽ giúp cho khách hàng có được thông tin về các văn phòng phù hợp trong thời gian nhanh nhất. Công việc được tiến hành qua các bước:

+ Sàng lọc các tòa nhà phù hợp trong cơ sở dữ liệu sẵn có;

+ Làm việc với chủ tòa nhà để cập nhật diện tích trống, giá cả và các thông tin cần thiết khác;

+ Tổng hợp và đề xuất các phương án phù hợp yêu cầu thuê.

 Bước 3: Trợ giúp xem xét thực tế, đánh giá và lựa chọn văn phòng mục tiêu

Hình ảnh minh họa về nhân viên tư vấn thuê văn phòng

Bạn có nắm được những ưu nhược điểm của văn phòng mà công ty bạn đang thuê hay không? Chắc chắn là không rồi. Vì vậy chúng tôi sẽ giúp các bạn có thể dễ dàng xác định được những tòa nhà văn phòng phù hợp. Do là công việc diễn ra hàng ngày nên về mặt cơ bản những thông tin chúng tôi đưa ra đều đảm bảo tính cập nhật, chính xác, sát với thực tế, chắc chắn sẽ đem đến sự hài lòng cho khách hàng lựa chọn dịch vụ của chúng tôi.

Trong giai đoạn này công ty chúng tôi sẽ trợ giúp khách hàng thực hiện các công việc sau:

+ Sắp xếp lịch xem xét tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc;

+ Gặp gỡ đúng người có thẩm quyền để làm việc;

+ Cung cấp biểu mẫu để giúp khách hàng đánh giá được đầy đủ ưu nhược, điểm của từng tòa nhà;

+ Đưa ra các ý kiến đánh giá khách quan về ưu nhược điểm của từng tòa nhà, giúp cho khách hàng lựa chọn được tòa nhà phù hợp nhất.

 Bước 4: Đàm phán, ký kết hợp đồng thuê

Hình ảnh minh họa về đàm phán thuê văn phòng

Thông thường các chủ văn phòng đều có sẵn một bản hợp đồng cho thuê văn phòng với các điều khoản được xác lập để bảo vệ quyền lợi của họ. Và họ thường rất bảo thủ trong việc thay đổi các điều khoản của hợp đồng. Vì vậy một phương án đàm phán được xác lập chi tiết và khả thi với sự trợ giúp của Địa Ốc Châu Long sẽ giúp cho khách hàng ký kết được một hợp đồng thuê văn phòng đảm bảo hài hòa quyền lợi giữa hai bên.

(Nguồn: Công ty Địa ốc Châu Long tổng hợp)